Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων για λιγότερη γραφειοκρατία και ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών

Από τους πρώτους Δήμους Πανελλαδικά που εφαρμόζει τη νέα αυτή τεχνολογία.
Γίνεται γνωστό πως ο Δήμος Αρταίων με γνώμονα τη χρήση κάθε νέας τεχνολογίας για την εκτέλεση διαδικασιών και την εξυπηρέτηση πολιτών, προχώρησε στην εγκατάσταση Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων. Είναι μάλιστα από τους λίγους Δήμους πανελλαδικά που έχει υιοθετήσει ένα τέτοιο σύστημα λειτουργίας, με μοναδικό στόχο τη μείωση του χρόνου διεκπεραίωσης των υποθέσεων των πολιτών και των επιχειρήσεων με ενίσχυση της διαφάνειας και της ασφάλειας των συναλλαγών.
Πρόκειται για ένα κεντρικό ηλεκτρονικό σύστημα, που δίνει τη δυνατότητα αποθήκευσης και διακίνησης εγγράφων σε ψηφιακή μορφή. Κάθε έγγραφο ψηφιοποιείται και αποθηκεύεται στο σύστημα, ώστε στη συνέχεια μέσα από αυτό, να διακινηθεί στους αρμόδιους για την ηλεκτρονική διεκπεραίωσή του.
Το Σύστημα, το οποίο βρίσκεται ήδη σε πλήρη λειτουργία, χρησιμοποιείται από 100 χρήστες- υπαλλήλους του δήμου με μοναδικούς κωδικούς, αξιοποιεί τις ψηφιακές τεχνολογίες και θα οδηγήσει σε βελτιστοποίηση, αυτοματοποίηση και σημαντική επιτάχυνση της διεκπεραίωσης των εργασιών. Η κίνηση των εγγράφων αποτυπώνεται ψηφιακά συμβάλλοντας έτσι στον άμεσο έλεγχο της πορείας κάθε εγγράφου με διαφάνεια και ασφάλεια, ενώ ο εντοπισμός τους θα γίνεται με ταχύτητα, αποκλείοντας κάθε περίπτωση απώλειάς τους.
Την ίδια στιγμή, οι πολίτες θα εξυπηρετούνται ταχύτερα και ευκολότερα, κάτι που θα βελτιώσει την ποιότητα των υπηρεσιών του Δημοσίου αφού μειώνεται πλέον ο χρόνος παραλαβής αιτήσεων καθώς και ο όγκος των εντύπων, μειώνοντας το λειτουργικό κόστος αλλά και συμβάλλοντας στην προστασία του περιβάλλοντος.
Ήδη το Υπουργείο Διοικητικής Ανασυγκρότησης, αλλά και το Υπουργείο Ψηφιακής Πολιτικής, έχουν εξαγγείλει την δημιουργία κεντρικών συστημάτων διακίνησης εγγράφων, μεταξύ των φορέων του Δημοσίου, υποχρεώνοντας τους φορείς να εντάξουν στους οργανισμούς τους συστήματα διαχείρισης εγγράφων, με καταληκτική ημερομηνία την 31/12/2018.
Ο Δήμος Αρταίων, αναγνωρίζοντας τα οφέλη της «ψηφιοποίησης» των διαδικασιών του, αλλά και θέλοντας να εναρμονιστεί πλήρως με όλα τα νέα δεδομένα στη Δημόσια Διοίκηση, προχώρησε στην άμεση υλοποίηση Ηλεκτρονικού Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων με πλήρη εκπαίδευση των χρηστών και είναι έτοιμος να υποδεχτεί κάθε νέα ηλεκτρονική διαδικασία και προς τους φορείς του Δημοσίου και προς τους πολίτες, μειώνοντας το χρόνο απόκρισης και αυξάνοντας την αποτελεσματικότητα των Υπηρεσιών του.